Medarbejderens rolle på LinkedIn

Medarbejdere og kollegaer spiller en stor rolle i arbejdet med at få succes på LinkedIn som virksomhed. Men det medfører ofte også en række usikkerheder, tanker og nye udfordringer.

I artiklen her, gennemgår vi en række af de udfordringer mange virksomheder møder, når LinkedIn integreres i hverdagen, og it-advokat Heidi Steen Jensen fra Horten kommer med juridiske input undervejs.

Kan man kræve, at medarbejderne opdaterer deres profil?

Vi oplever jævnligt, at flere af medarbejderne ikke har opdateret den personlige profil, således at der står, at de arbejder et andet sted. Dette kan være upraktisk, hvis LinkedIn benyttes i det daglige arbejde, men særligt i de tilfælde hvor udvalgte medarbejdere står som kontaktperson på et produkt. (Update: Produkter er ikke længere tilgængelige på LinkedIn’s Company Pages – læs mere her).

Vi plejer at sige, at man kommer langt med at højne det interne vidensniveau samt med opfordringer. Til denne udfordring siger advokat Heidi Steen jensen:

”Hvis det kan give anledning til forvirring blandt kundegruppen eller i øvrigt, vurderer jeg, at man vil kunne kræve af medarbejderen, at han/hun opdaterer profilen. Man kommer langt, hvis man orienterer om det i forbindelse med ansættelsen, og det kan i øvrigt anbefales at lade det fremgå af personalepolitik m.v., at LinkedIn profil skal holdes opdateret med rette titel og arbejdsgiver.”

Skal medarbejderne dele virksomhedens indhold?

Ens kollegaer og medarbejdere er virksomhedens bedste ambassadører. De er 70 % mere tilbøjelige til at dele indhold fra virksomhedssiden, og er derfor en uvurderlig faktor ift. at skabe øget synlighed og nå bredere ud på et medie som LinkedIn. For hver gang en person deler, liker eller kommenterer på et opslag, spredes denne handling i newsfeedet hos alle vedkommendes LinkedIn kontakter.

Men kan vi forvente, at alle har lyst til at dele virksomhedens nyheder? Nej, det bliver lidt svært at kræve at ens kollegaer vil dele virksomhedens nyheder med deres personlige netværk. Men man kommer igen LANGT med en opfordring. Og vigtigst i processen er, at alle bør kende formålet med virksomhedens tilstedeværelse. Hvis man kender målet for indsatsen og værdien i at berige sit personlige netværk, vil de fleste meget gerne dele virksomhedens opdateringer.

Hvis, vel og mærke, at virksomheden mestrer berigelse frem for rent salg og markedsføring.

Hvem ejer grupper, sider og lign.?

LinkedIn grupper oprettes af en personlig profil – og de administreres også af en personlig profil. Dette kan være en udfordring, når ens kolleager skifter arbejdsplads. Hvad så med den gruppe de måske har oprettet for virksomheden? Vi har enkelte gange oplevet, at en medarbejder ikke har ønsket at overdrage ejerskabet af en gruppe, da vedkommende har følt det var ”deres” projekt.

Dette kan undgås ved at have en klar politik på området samt måske en linje i kontrakten herom.

Husk dog også, at benyttes virksomhedens navn og logo, vil LinkedIn (og Facebook og lign.) altid være behjælpelige med at ændre ejerskabet, således at en i den pågældende virksomhed administrerer siden eller gruppen.

Og husk altid at have flere administratorer af en LinkedIn-side. Så er det altid nemt at slette evt. tidligere kollegaer.

Tip: Lav en fast månedlig eller kvartalsmæssig gennemgang af dem som administrerer diverse sociale medie tilstedeværelser, således at I sikrer, at det altid er de rette personer, der har adgang.

Hvem ejer de kontakter der er skabt på LinkedIn?

Dette er oftest et issue hos dem med salgsansvar. Forestil dig at en sælger hurtigt får opbygget et kæmpe netværk på LinkedIn af virksomhedens kunder, og så forlader sælgeren sin stilling til fordel for en ny hos konkurrenten. Det scenarie kan skræmme de fleste.

Her må vi huske på at lovgivningen er teknologineutral – dvs. at det er lige forkert at tage fat i alle sine tidligere kunder via LinkedIn, som det ville være, hvis man tog kundekartoteket med. Ikke desto mindre har folk til tider en anden opfattelse, når det jo er ”deres eget netværk”.

Generelt kommer man også her, langt med en intern politik på området samt viden om, hvordan man ”arbejder med LinkedIn” i netop jeres virksomhed.

Advokat Heidi Steen Jensen siger: ”Det kan anbefales i forbindelse med fratrædelsen skriftligt at orientere fratrædende medarbejdere om, hvor langt de må gå i forhold til at tage kontakt til kunder og andre samarbejdspartnere fra den virksomhed, som de skal ophøre med at være ansatte i. Dette er særskilt reguleret i markedsføringsloven, og kan også reguleres med kunde- og konkurrenceklausuler i den enkelte medarbejders ansættelseskontrakt. Vær dog opmærksom på, at der kan være begrænsninger i forhold til, hvad der kan aftales. ”

Hvem har ansvaret, hvis en ansat rådgiver forkert i en gruppe?

Nogle virksomheder opfordrer ligefrem de ansatte til at være aktive i LinkedIn-grupper. Men hvad sker der i det tilfælde, hvor en ansat rådgiver en potentiel kunde forkert i en gruppe i arbejdstiden?

”Virksomheden vil potentielt kunne få et ansvar for forkert rådgivning også i LinkedIn-grupper. Det er vigtigt, at medarbejdere er klar over dette, og at der i virksomhedens interne politik er retningslinjer for, hvor langt man går i LinkedIn-grupper. Det kan også overvejes at formulere en “ansvarsfraskrivelsestekst” i gruppen – men der bør ikke ses bort fra, at medarbejderne ikke skal udtale sig om noget i LinkedIn-grupper, som de ikke ville udtale sig om i andre fora.” Udtaler Heidi Steen Jensen.

Uanset det juridiske aspekt, kan den forurettede ”kunde” være svær at vende efter en dårlig oplevelse. Og hvem har måske ellers læst det ”dårlige råd”? Som virksomhed er det derfor væsentligt, at der tænkes over hvilke personer, der udtaler sig, om hvad på de sociale medier. Dem som gør det, bør kende virksomhedens formål på mediet, kende den ønskede tone, kende sine beføjelser samt have gode kommunikationsevner – også på skrift.