Hvad er en SoMe-policy, og hvorfor er det så vigtigt at have en? En SoMe-policy sikrer en klar og strømlinet kommunikation i overensstemmelse med din virksomheds værdier og interne politikker. Formodentlig har din virksomhed allerede et regelsæt for, hvordan der kommunikeres fra virksomhedens officielle kanaler. Det er dog mindst lige så vigtigt at opstille guidelines for dine kollegaer, når de udtaler sig i det offentlige digitale rum. Er det i dine kollegaers interesse at bruge deres stemmer online, kan du med fordel betragte dem som ambassadører for virksomheden.
Selvom der højst sandsynligt vil være et overlap mellem de guidelines, der gør sig gældende for virksomhedens officielle kanaler, og de guidelines, der opstilles for virksomhedens ansatte, er det en god ide at adskille disse to. Dette vil alt andet end lige gøre din policy mere klar og nemmere at følge. I denne artikel vil du finde hjælp til at udarbejde en SoMe-policy for dine kollegaer.
Betragt dine kollegaers stemme som et aktiv
Er du så heldig at have kollegaer, som gerne vil dele din virksomheds budskaber og gode fortællinger på de sociale medier? Hvis ja, så er det en god ide at udstyre dem med værktøjerne til at gøre det på en måde, som sikrer, at de ikke skal bekymre sig om at komme på kant med virksomhedens SoMe-policy.
Med klare retningslinjer kan du hjælpe dine kollegaer med at forstå, hvordan de bruger sociale medier på en mere aktiv måde. Brug din SoMe-policy som et employee advocacy-værktøj, der skitserer den bedste måde, hvorpå dine kollegaer kan dele content og kommentere online – og lige så vigtigt, hvornår de ikke skal engagere sig. Det er dog vigtigt altid at have dine kollegaers interesser in mente. Hvordan ønsker de at profilere deres professionelle digitale profil? Og hvordan kan deres interesser forenes med virksomhedens interesser?
Tip: Det er i de fleste tilfælde en fordel at opfordre dine kollegaer til at passe på med at diskutere ting, hvor følelser er involveret, såsom politik og religion og desuden vise respekt for andres mening.
Hvordan skal din SoMe-policy se ud?
Målet med din SoMe-policy er at give dine kollegaer enkle retningslinjer, der er lette at følge. Således undgås misforståelse mellem brand og medarbejder. Du kan med fordel indtænke følgende, når du udarbejder din SoMe-policy:
- Tone of voice: Først og fremmest bør du overveje, hvad er dit brands stemme. Ønsker I at anlægge en sjov, professionel eller ungdommelig tone?
- Engagement: Skitsér, hvordan – og om – du vil have dine kollegaer til at reagere på opslag om organisationen.
- Hashtags: Er der nogle særlige hashtags, som du ønsker, at dine kollegaer bruger, når de deler noget i forbindelse med din virksomhed?
- Billeder og videoer: Gør det klart for dine kollegaer, hvordan billeder og videoer anvendes korrekt i henhold til din policy. Dette er ligeledes med til at skabe konsistens i tilstedeværelsen på de sociale medier.
- Fortrolighed: Definér, hvilke virksomhedsoplysninger, som ikke bør deles på sociale medier.
- Kreditering af kilder: Din policy skal angive, hvordan dine kollegaer skal kreditere kilder, hvis de citerer indhold fra en ekstern kilde.
- Beskyttelse af oplysninger: Definér, hvad der betragtes som fortroligt, såsom planer for en ny strategiplan eller kundeoplysninger osv.
- Ansvarsfraskrivelser: Inkludér en ansvarsfraskrivelse i din SoMe-policy, såsom: “Udtrykte synspunkter er mine og afspejler ikke nødvendigvis min arbejdsgivers.” således, at når de offentligt kommenterer indhold relateret til din virksomhed, så er det på vegne af dem selv.
- Konsekvenser: Gør det klart for dine kollegaer, hvad konsekvenserne for misbrug af sociale medier er.
Brug din sunde fornuft
Derudover er det altid en god idé at opfordre dine kollegaer til at bruge deres sunde fornuft, når de udtaler sig online:
- Regn med at det, du publicerer, altid vil være tilgængeligt for alle
- Læs inden du poster. Gør det til en vane at gennemlæse grundigt inden du poster (sociale medier glemmer aldrig)
- Kommunikér klart og oprigtigt. Vær åben for kritik, men du bestemmer selv, hvad du vil være med til.
Og husk at sociale medier er i konstant udvikling – pas derfor på med at blive for opsat på at nedskrive specifikationer for hver kanal. Lav i stedet retningslinjerne i din policy.
Eksempler på SoMe-policies
Gør udarbejdelsen af din SoMe-policy nemmere og find inspiration blandt andre virksomheder. Nedenfor har vi samlet et par eksempler på nogle SoMe-retningslinjer fra større virksomheder. Måske du kan finde noget gratis inspiration her.
Adidas policy
1.) Respect your audience. Don’t use ethnic slurs, personal insults, obscenity, or engage in any conduct that would not be acceptable in the Adidas Group’s workplace. You should also show proper consideration for others’ privacy and for topics that may be considered objectionable or inflammatory (like religion or politics). If you are in a virtual world as an adidas Group representative please dress and behave accordingly. We all appreciate respect.
2.) Have you posted something that just wasn’t true? Be the first to respond to your own mistake. In a blog, if you choose to modify an earlier post, make it clear that you have done so.
Ford policy
1.) Ford tells its employees to “Mind your manners”, and treat everyone — from co-workers to suppliers to competitors — with respect.
2.) While Ford wants its employees to “make it clear the views expressed are yours,” it also reminds its staff that “you speak for yourself, but your actions reflect those of Ford Motor Company”. This is a good lesson: people often make judgments about an entire company’s values based on their opinion of the personnel they interact with, so it’s critical even personal employees’ accounts reflect integrity and respect.
Oracle policy
1.) Oracle advises its employees to avoid discussing future offerings or impending product releases due to “potential revenue recognition issues”. This is a good call-out, since unofficial promotions of product launches or additional features could confuse customers, especially if the information regarding those product launches change before official release.
Walmart policy
1.) Walmart advises its employees to “stay on topic”, and only create content that is relevant to Walmart’s community.
2.) Walmart doesn’t discourage its employees from sharing their own opinions — however, they ask each employee to support their claims with informational sources or links, stating, “We love opinions; we love them even more when you back them up with facts.”