Undersøgelser viser, at der i gennemsnit spildes ca. 150 timer om året pga. ineffektiv håndtering af e-mailen – 150 timer! Det svarer til ca. en måneds arbejde (forskning af Dr. Thomas Jackson, Loughborough University, UK).
I denne artikel får du 3 gode råd til at effektivisere din håndtering af e-mails.
1) Besøg indbakken mindre
Den helt store tidsrøver er, at vi springer frem og tilbage mellem indbakken og alle mulige andre opgaver i løbet af dagen. Derfor er det første gode råd – besøg din indbakke lidt mindre. Afsenderen af en e-mail forventer ikke svar inden for 5 minutter, da vi alle sammen godt ved, at ingen kun er ansat til at besvare mails. Luk derfor e-mail-programmet ned og tjek det fx kun én gang i timen.
2) 4 D’er til at komme i bund
Start fra toppen når du tjekker mails, særligt hvis du har mange emails, da nogle kan være blevet annulleret siden de blev afsendt.
Derudover er der 4 ting, du kan stille op med en mail:
- Slette (Delete)
- Videresend (Delegate)
- Læg til side, i arkiv eller på en to do-liste (Defer) – et godt råd – to-do-listen kan du oprette som en mappe i din indbakke
- Svar med det samme (Do something)
3) Begræns mængden af tid
Håndtering af mailen er en arbejdsopgave som alle andre, sæt derfor en begrænsning på mængden af tid til at ordne mailen. Ved at afsætte en bestemt mængde tid af til opgaven, vil du blive tvunget til at være mere effektiv i din prioritering af, hvad du skal stille op med en mail.
Det var 3 gode råd til en mere effektiv håndtering af din indbakke – har du flere gode råd, som kan spare os for spildtid så del dem endelig herunder.
Fremfor at oprette en TO DO mappe, så har jeg lavet specifikke kategorier i Outlook, som hjælper mig med at få et overblik. F.eks. har jeg kategorier som hedder “Haster”, “kræver opfølgning” og “afventer svar”. Kræver selvfølgelig at man bruger Outlook. 🙂