Den komplette guide til en SoMe-policy

At have en politik for brugen af de sociale medier i din virksomhed, er den bedste måde at sikre, at dine medarbejdere ved, hvordan der skal handles på de forskellige kanaler. I denne vejledning finder du tips til, hvordan du udformer en SoMe-policy på tværs af dine kanaler.

Hvad er en SoMe-policy?

En SoMe-policy opstiller nogle nedskrevne retningslinjer for, hvordan en organisation og dets medarbejdere skal færdes online. Den er behjælpelig ift. at beskytte din virksomheds omdømme og opfordrer medarbejderne til, ansvarsfuldt, at dele virksomhedens budskaber.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at sociale medier er i konstant udvikling, og du bør derfor udforme den som retningslinjer, der kan ændres og opdateres på – og ikke som et fastlagt spor. Derudover er det vigtigt, at den er let tilgængelig og letlæselig, da det er alle medarbejdere, som skal kunne tilgå og forstå den.

Målet med din SoMe-policy er at give medarbejderne enkle retningslinjer, der er lette at følge.

Fordele ved en SoMe-policy

Uanset om I har eksisteret længe uden en SoMe-policy, eller din organisation allerede er etableret på sociale medier, er det aldrig for sent at udarbejde en politik for de sociale medier.

Sikrer dig mod juridiske og sikkerhedsmæssige risici

Sociale medier, kan for mange, være komplicerede ift. ting som ophavsret (copyright) og grænsen mellem arbejdsliv og privatliv. Her kan en stærk SoMe-policy hjælpe med at beskytte din organisation mod potentielle juridiske problemer og sikkerhedsrisici. Den skal derfor beskrive potentielle trusler og indeholde instruktioner om, hvordan man undgår dem samt forklare, hvad en medarbejder skal gøre for at sikre, at virksomhedens omdømme ikke kommer i fare.

Giver medarbejderne mulighed for at dele med ro i sindet 

Er du så heldig at have medarbejdere, som gerne vil dele din virksomheds budskaber og gode fortællinger på de sociale medier? Hvis ja, så er det en god ide at udstyre dem med værktøjerne til at gøre det på en måde, som sikrer, at de ikke skal bekymre sig om at komme på kant med chefen.

Med klare retningslinjer kan du hjælpe dine medarbejdere med at forstå, hvordan de bruger sociale medier til at fremme brandet. Brug din SoMe-policy som et employee advocacy-værktøj, der skitserer den bedste måde, hvorpå medarbejderen kan dele content og kommentere online – og lige så vigtigt, hvornår medarbejderne ikke skal engagere sig.

Tip: det er i de fleste tilfælde en fordel at opfordre medarbejderne til at passe på med at diskutere ting, hvor følelser er involveret, såsom politik og religion og desuden vise respekt for andres mening.

Skaber konsistens på tværs af dine kanaler

Hvad er dit brands stemme – sjov, professionel, ungdommelig? Det er en fordel at beslutte og beskrive, hvilken ”tone of voice” i ønsker at anlægge.

Derudover kan du bede dine medarbejdere om at tilføje særlige hashtags når de deler noget i forbindelse med din virksomhed, og selvfølgelig følge særlige guidelines når de så vælger at dele noget på vegne af organisationen.

Læs også: #6 måder hashtags kan forbedre din SoMe-indsats

Desuden bør du også tilføje, hvordan billeder og videoer anvendes korrekt i henhold til din policy. Dette er ligeledes med til at skabe konsistens i tilstedeværelsen på de sociale medier.

Læs også: Guide til billedformater på SoMe anno 2018

Hvad skal der indgå i en SoMe-policy?

Selvom der er et overlap imellem de to, er det en god ide at dele din politik op i:

  • En SoMe-politik for organisationens officielle kanaler
  • En SoMe-politik for de ansatte generelt

Dette vil alt andet end lige gøre din policy mere klar og nemmere at følge. Nedenfor kommer en generel gennemgang af, hvad en SoMe-policy bør indeholde.

Generelle regler

Dette afsnit bør skitsere forventninger til passende medarbejderadfærd på de sociale medier. Dette kan fx indbefatte:

  • Brand guidelines: Hvordan omtales din organisation og produkter
  • Engagement: Skitser, hvordan – og om – du vil have medarbejderne til at reagere på opslag om organisationen
  • Fortrolighed: Definerer, hvilke virksomhedsoplysninger, som ikke bør deles på sociale medier
  • Konsekvenser: Gør det klart for ansatte, hvad konsekvenserne for misbrug af sociale medier er
  • Sociale medier (personlig brug): Beskriv, hvordan og hvornår medarbejdere kan bruge sociale medier, og hvad de bør undgå

Roller og ansvar

At have en plan på plads i forvejen og vide, hvem der håndterer hvad, er nøglen til at reagere effektivt i en krise. Det er ikke sikkert, at i ender i nogen form for krise, men helt generelt er det fordelagtigt, hvis der er nogen, som har ansvaret for de sociale medier. Fordel og nedskriv de forskellige ansvarsområder. Det kan fx være:

  • Beredskab og svar i forbindelse med kritik af virksomheden
  • En der godkender beskeder, der skal sendes ud
  • Kundeservice
  • Sikkerheds og juridiske anliggender
  • SoMe-træning af de ansatte
  • Overvågning og moniterering af sociale medier.

Legale retningslinjer

Der er mange juridiske risici forbundet med sociale medier, og især når der arbejdes fra mange afdelinger. Men hvis alle arbejder under og følger retningslinjerne, kan mange problemer undgås.

Nogle emner, som dette afsnit bør dække er:

  • Kreditering af kilder: Din politik skal angive, hvordan dine ansatte skal kreditere kilder, hvis de reposter eller låner indhold fra en ekstern kilde.
  • Beskyttelse af oplysninger: Definer, hvad der betragtes som fortroligt, såsom planer for en ny strategi-plan eller kundeoplysninger osv.
  • Ansvarsfraskrivelser: Fortæl medarbejderne, at de bør lave en ansvarsfraskrivelse såsom: “Udtrykte synspunkter er mine og afspejler ikke nødvendigvis min arbejdsgivers.” således, at når de offentligt kommenterer indhold relateret til din virksomhed, så er det på vegne af dem selv. Du kan også foreslå de ansatte at tilføje en sådan ansvarsfraskrivelse til ethvert offentligt tilgængeligt socialt medie, som f.eks. Twitter eller LinkedIn.

Implementer din SoMe-policy

Søg gerne input
Det er en god ide at udforme din SoMe-policy med hjælp fra medarbejderne. På den måde sikrer du dig, at alle emner er dækket, og at dine ansatte køber ind på politikken.

Se det store billede
Sociale medier er i konstant udvikling – pas derfor på med at blive for opsat på at nedskrive specifikationer for hver kanal. Lav i stedet retningslinjerne i din policy.

Den skal være til for dine ansatte
Husk på, at din SoMe-policy ikke bør skræmme dine medarbejdere væk, men være der som en hjælp til dem, således at de føler sig mere sikre, når de poster, kommenterer eller andet i virksomhedens navn. Undgå derfor at lave et dokument bestående af ”don’ts”. Giv i stedet dine ansatte de værktøjer, de har brug for, for udnytte potentialet i dine sociale medier.

Har i erfaringer med en SoMe-policy?

Så hører vi gerne om dem i kommentarfeltet.

Artiklen er skrevet med inspiration herfra.

Skriv en Kommentar

Relaterede artikler

Nyhedsbrev

Få berigende artikler om digitalt salg og marketing.

Tilmeld

 

Digital Works

Måske noget for dig?

Master Class i sociale medier

Vi tilbyder en Master Class til dig, der allerede arbejder med de sociale medier, og som ønsker at skabe endnu bedre resultater. Programmet er fordelt på 2 fulde dage og er en kombination af undervisning, øvelser og cases.
Read more