4 tips til en bedre e-mail signatur

Vi bruger det alle sammen, og vi har det alle sammen – en e-mail signatur. Enten på privat mailen eller på firma mailen. Men alligevel er en god e-mail signatur stærkt undervurderet.
Vi giver dig her 4 gode råd til, hvordan du får en stærk e-mail signatur.

emailsignatur

 1) Komplette kontaktinformationer

Vi ved alle sammen, hvor irriterende det er, hvis man modtager en e-mail fra én, som man ønsker at ringe op, og der så ikke er noget telefonnummer let tilgængeligt. Det er derfor essentielt, at e-mail signaturen indeholder alle dine kontaktinformationer:

  • Fulde navn
  • Virksomhedens navn
  • Titel
  • E-mail adresse
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Evt. info-mailadresse
  • Website adresse
  • Links til de sociale medier

2) Link til de sociale medier

Hvis jeres virksomhed er aktiv på de sociale medier, hvorfor så ikke gøre opmærksom på det i mailsignaturen?
Som virksomhed kan man nogle gange tage for givet, at ens kunder er klar over, at man har en tilstedeværelse på diverse sociale medier, men det er langt fra altid tilfældet. Derfor kan det være en rigtig god idé at inkorporere links i e-mail signaturen, så de kunder, man har mailkorrespondance med, bliver opmærksom på, hvor man ellers kan møde virksomheden.

3) Opdeling ml. besked og signatur

Rent visuelt er det vigtigt, at man laver en visuel adskillelse mellem selve meddelelsen og signaturen – et helt simpelt tip, men helt afgørende for modtagerens oplevelse af at læse e-mailen. Det kan gøres meget enkelt med fx bindestreger.

emailbindestreg

4) logoer, billeder, FB-ikoner mm.

Vær opmærksom på at nogle e-mail systemer ikke kan “læse” grafiske elementer. Det er derfor vigtigt, at grafiske elementer ikke er en afgørende del af signaturen, men blot en fed detalje for de modtagere, der kan se dem. En god idé er at afprøve signaturen på forskellige systemer, så man ved, hvordan signaturen reagerer på fx Hotmail, Outlook og Gmail.

emailsignaturbilled1

 

11 Svar
  1. maia

    Har I nogen holdning/ideer til, hvilken profil man bør linke de enkelte medarbejderes e-mailsignatur op til – bør det være den enkeltes personlige profil eller virksomhedens officielle profil?

    Og kan man ikke have for mange henvisninger? Web, facebook, twitter, youtube osv., så man får en alt for lang signatur?

  2. Klavs

    Men er der ikke noget med at forbrugerombudsmanden mener at man ved at indarbejde andet end direkte relevant kontaktinformation (e-mail + tlf + postadresse) egentlig overskrider reglerne for uanmodet elektronisk markedsføring? Eller ved I om han anskuer det anderledes nu eller blot har undladt at gøre noget ved det (muligvis i erkendelse af at det kan være svært at ændre gængs praksis)?

  3. Hej Klavs
    Tak for dit spørgsmål.
    Ifølge Markedsføringslovens § 6, må man ikke være sælgende i sin kommunikation heller ikke i email-signaturen, når det er til folk, man ikke har en relation til eller en forhåndsgodkendelse fra. Så en “gylden mellemvej” kunne være at være forholdsvis neutral og blot linke (uden for meget sælgende tekst).
    Det er vidst muligt at få en forhåndsgodkendelse fra Forbrugerombudsmanden, hvis man er i tvivl, om man overskrider lovgivningen.
    Mvh Katrine Ansbøl, Digital Works

  4. Bodil Damkjær

    Tak for gode tips… Men mangler mail-adressen ikke I jeres forslag? Når en mail videresendes kan modtageren ikke se mail med mindre, den står i signaturen…

  5. Hej Maia

    Om hvorvidt der bør linkes til personlige eller virksomhedens profiler kommer helt an på hvordan de sociale medier anvendes i virksomheden. For langt de flestes vedkommende, giver det bedst mening at bruge virksomhedens profiler, men i de tilfælde hvor de ansatte eksempelvis bruger deres egen LinkedIn profil aktivt i deres hverdag, kan det give mening at bruge de personlige profiler.
    Det kommer naturligvis også an på virksomhedens interne politiker på området.

    Ift. for mange links er jeg helt enig. Alt med måde 🙂

    Have en super dag.

    De bedste hilsner
    Charlotte Ø. Jørgensen, Digital Works

  6. Det er fine tips men vil sige at jeg synes tit dette kan gå hen og blive et større “bloat” af data, og ofte ender man med at have en længere signatur end konteksten af ens email. Jeg er godt med på at vi skal have noget kontakt information men uden det bliver kvælende 🙂 Skær det ind til benet og drop billederne 🙂

  7. Katrine

    Hej Rikke,

    Det er en super god ide at ændre i email-signaturen løbende, så i altid har et aktuelt arrangement i.

    Jeg kan desværre ikke anbefale nogle specifikke programmer, der gør det muligt at gøre det for alle i virksomheden. Håber det lykkedes.

    De bedste hilser,
    Katrine, Digital Works

  8. Maria

    Hej. Hvordan forholder I jer til links til sociale medier jfr. GDPR og de nye regler?
    Vil det være ok at have dem med i ens email signatur, eller er det bedst at undgå dette?

    Mvh Maria

  9. Katrine Grønsund

    Hej Maria,

    Tak for din kommentar. Godt du er opmærksom på GDPR ift. dit arbejde. Umiddelbart kan jeg ikke se et problem i at linke til dine egne sociale medier fra din email-signatur.

    Hvis du vil være sikker, vil jeg dog anbefale dig at kontakte en juridisk person. De kan med sikkerhed fortælle, hvilke regler der gælder.

    De bedste hilsner,
    Katrine, Digital Works

Skriv en Kommentar

Relaterede artikler

Nyhedsbrev

Få berigende artikler om digitalt salg og marketing.

Tilmeld

 

Master Class i nyhedsbreve

På denne Master Class får du konkrete værktøjer til at vækste din permissionbase samt til at måle og forbedre din indsats markant.
Læs mere her